Онбординг - это процесс введения новых сотрудников в компанию, обучение их корпоративным ценностям и основным навыкам.
💡Исследования показывают: 90% сотрудников решают, останутся ли они в компании, в первые шесть месяцев работы. Чтобы помочь новичкам адаптироваться, нужен онбординг.
Онбординг помогает:
- снизить текучесть кадров;
- повысить эффективность работы новичков;
- выявить проблемы в компании;
- укрепить бренд работодателя;
- развить лояльность персонала.
👩💻За онбординг отвечают HR-менеджер, наставник и непосредственный руководитель.
Во время онбординга HR-менеджер должен:
- Провести экскурсию по офису и познакомить сотрудника с коллегами.
- Рассказать о корпоративной культуре, правилах поведения и графике работы.
- Подготовить рабочее место и доступы к системам компании.
- Составить план адаптации с конкретными задачами и навыками для нового сотрудника.
- Организовать встречу с руководителем и наставником для знакомства и постановки задач.
- Проводить регулярные беседы с сотрудником для обсуждения прогресса и предоставления обратной связи.
Во время онбординга непосредственный руководитель и наставник должны:
- Встретить нового сотрудника и провести экскурсию по офису.
- Познакомить сотрудника с командой и представить его коллегам.
- Объяснить корпоративные правила и нормы поведения.
- Рассказать о структуре компании и основных процессах.
- Поставить перед сотрудником конкретные задачи и определить сроки их выполнения.
- Регулярно контролировать выполнение задач и предоставлять обратную связь.
- Помочь новому сотруднику адаптироваться в коллективе и освоиться в рабочих процессах.
☝🏼Частая ошибка, когда тимлиды и непосредственные руководители считают, что онбординг это полностью работа HR. Он всё сделает, а им нет смысла вообще никак в это вовлекаться.
Этапы онбординга нового сотрудника включают:
Этап 1. Пребординг.
Пребординг — это процесс подготовки новых сотрудников к началу работы в компании. Его цель — помочь новым сотрудникам почувствовать себя комфортно и готовыми к работе, а также избежать трудностей, связанных с незнанием обязанностей и правил компании.
Цель пребординга — эмоционально привязать кандидата к компании, познакомить его с корпоративной культурой и включить в решение рабочих задач ещё до начала работы.
Задача пребординга — подготовить нового сотрудника и компанию к успешному старту, обеспечить необходимыми ресурсами, информацией и поддержкой, а также создать позитивный имидж компании.
Основная суть пребординга заключается в том, чтобы дать кандидату почувствовать себя сотрудником компании, членом дружной команды, ещё до его официального трудоустройства. Это достигается через информирование, частые контакты, обучение и предоставление привилегий. Пребординг помогает эмоционально привязать кандидата к компании, познакомить его с корпоративной культурой и включить в решение рабочих задач.
Мероприятия по пребордингу включают:
- отправку приветственного письма с информацией о первом рабочем дне;
- предоставление доступа к внутренним ресурсам компании заранее;
- подготовку рабочего места и обеспечение необходимым оборудованием;
- встречу нового сотрудника в день его прихода и знакомство с коллегами и офисом;
- назначение наставника или ментора для помощи в освоении и ответах на вопросы;
- проведение обучающих мероприятий или презентаций о компании и её культуре;
- знакомство с командой через встречи с ключевыми членами и совместные мероприятия;
- обеспечьте поддержку и ресурсы для успешной адаптации и работы.
💡Лайфхак
Организуйте встречу с наставником или ментором, который будет помогать новичку осваиваться и отвечать на возникающие вопросы. Это поможет новому сотруднику быстрее адаптироваться в коллективе и успешно выполнять свои обязанности.
Инструменты для пребординга включают:
- Приветственные письма.
- Welcome-book.
- Contact-сообщения
- Структурированную дорожную карту.
- Список часто задаваемых вопросов.
- Информацию о корпоративной культуре.
- Первые задачи.
ЭТАП 2.
Онбординг «Welcome»
Введение в компанию: предоставление информации о правилах и политиках, знакомство с коллегами и руководством, показ офиса и структуры компании.
Основной этап — первые рабочие дни сотрудника. Он может классически проходить в трёх различных форматах:
Welcome-письмо
Самый простой формат, когда вся информация для новичка отображается в специальном письме в первый рабочий день или накануне.
One2One-встречи
В первый рабочий день HR встречается с новичком и даёт ему базовую информацию о компании. Этот этап реализуют в дополнение к первому, то есть может быть отправлено Welcome-письмо, а затем проведена и One2One-встреча.
Такой формат счиатается менее эффективным для онбординга удалённых сотрудников.
Зафиксируйте всю базовую информацию, например, в презентации, видео, можно даже из всего этого сделать квест.
One2Many-встречи
One2Many — это личная встреча сразу с целой командой новичков. Один раз в месяц или в квартал соберите всех новичков, которые накопились за данный промежуток.
HR, специалист по адаптации или тимлид знакомит их с компанией.
Плюс — экономия времени, возможность новичкам посмотреть друг на друга, познакомиться.
Минус — если новичок пришёл через какое-то время после начала работы, то некоторая информация для него уже не нужна. Он уже выяснил и получил всё необходимое по другим каналам.
Инструменты для этапа «Welcome» включают:
Welcome-письмо
Первое электронное сообщение, которое направляется новому сотруднику после его приёма на работу. Оно содержит информацию о компании, команде, ожиданиях от работы и задачах на первый период.
Плюсы welcome-письма:
- быстрое знакомство сотрудника с корпоративной культурой и ожиданиями;
- мотивация к быстрому включению в рабочий процесс;
- снижение стресса и тревоги у нового сотрудника.
Минусы welcome-письма:
- возможные технические проблемы с доставкой сообщения;
- недостаточная персонализация сообщения.
Welcome-письмо должно содержать следующую информацию:
- приветствие и представление нового сотрудника команде;
- краткое описание компании, её миссии и ценностей;
- информация о команде и отделе, в котором будет работать сотрудник;
- задачи и ожидания от работы на первый период;
- контакты коллег и руководителей для быстрой связи;
- информация о корпоративных мероприятиях и ресурсах для обучения и развития;
- ссылка на корпоративный портал или интранет для доступа к необходимой информации.
Welcome-курс
Обучающая программа, которая помогает новичку быстрее адаптироваться в коллективе и освоиться в рабочих процессах.
Плюсы welcome-курса:
- ускорение процесса адаптации;
- снижение стресса и тревожности у новых сотрудников;
- повышение мотивации и вовлечённости в работу.
Минусы welcome-курса:
- дополнительные затраты времени и ресурсов на разработку и проведение программы;
- необходимость постоянного обновления материалов и программ в соответствии с изменениями в компании и рынке труда.
Welcome-курс должен включать следующие этапы:
- Знакомство с компанией, её историей, миссией и ценностями.
- Введение в организационную структуру и основные процессы.
- Обучение основам работы в программе (если необходимо).
- Знакомство с коллегами и руководителями.
- Предоставление информации о корпоративных мероприятиях и ресурсах для обучения и развития.
- Обратная связь и обсуждение ожиданий от работы.
Лист адаптации, или Employee Journey Map (EJM)
Это инструмент в HR, который помогает визуализировать опыт взаимодействия сотрудника с компанией на протяжении всего времени сотрудничества.
Плюсы:
- повышение продуктивности, удовлетворённости трудом и вовлечённости сотрудников;
- выявление закономерностей, приводящих к проблемам на определённых этапах пути сотрудника;
- помощь службе персонала в ответах на актуальные вопросы о найме, онбординге, развитии и увольнении сотрудников;
- контроль опыта взаимодействия сотрудников с компанией и анализ ключевых моментов;
- улучшение антикризисных стратегий, повышение продуктивности команд и прокачка HR-бренда компании.
Минусы:
- необходимость автоматизации некоторых процессов, таких как опросы и проектирование сервисов для визуализации информации;
- возможность упущения важных деталей во взаимоотношениях с работником при составлении карты пути сотрудника.
Важно, чтобы данный артефакт был максимально эффективным, он не должен быть слишком шаблонным и должен содержать в том числе адаптацию по Hard Skills.
Welcome-pack
Он может состоять из красиво оформленных материалов, дублирующих информацию из предыдущих артефактов, например, красивый буклет с часто задаваемыми вопросами, схемой офиса и перечнем корпоративных праздников, чтобы сотрудник легко начал ориентироваться в жизни компании.
ЭТАП 3.
Обучение и получение информации: предоставление необходимой информации о компании и должности, доступ к обучению и ресурсам.
На этапе обучения и получения информации во время онбординга сотрудника компания предоставляет новому работнику необходимую информацию о самой компании, его должности, а также доступ к обучению и ресурсам, необходимым для выполнения рабочих обязанностей.В рамках этого этапа сотрудник знакомится с корпоративной культурой, ценностями и политикой компании, а также изучает внутренние документы и стандарты работы. Ему предоставляется информация о структуре компании, его непосредственных руководителях и коллегах, а также о доступных обучающих программах и ресурсах для профессионального развития.Таким образом, на этапе обучения и получения информации сотрудник получает все необходимые знания и навыки для успешного выполнения своих рабочих задач и эффективной интеграции в команду.
ЭТАП 4.
Освоение новой роли: постепенное введение в рабочие обязанности, назначение наставника для поддержки и помощи.
На этапе освоения новой роли во время онбординга нового сотрудника происходит постепенное введение работника в его рабочие обязанности. Новому сотруднику предоставляют информацию о его обязанностях, задачах и ответственности. Также ему объясняют, как взаимодействовать с другими сотрудниками и отделами.Для более успешной адаптации и обучения нового сотрудника ему назначают наставника. Наставник — опытный коллега, который помогает новому сотруднику разобраться в тонкостях работы, ответить на возникающие вопросы и решить проблемы. Наставник поддерживает нового сотрудника на протяжении всего периода адаптации, обучает его и помогает развиваться профессионально.
ЭТАП 5.
Поддержка и проверка состояния: регулярные встречи с HR-менеджером для оценки прогресса и решения возникающих проблем.
Поддержка и проверка состояния нового сотрудника во время онбординга включает регулярные встречи с HR-менеджером. На этих встречах оценивается прогресс нового сотрудника, решаются возникающие проблемы и трудности.HR-менеджер помогает новому сотруднику адаптироваться в компании, знакомит его с корпоративной культурой, объясняет правила и процедуры работы. Также менеджер отвечает на вопросы сотрудника, поддерживает его морально и помогает решать возможные конфликты.Встречи с HR-менеджером проводятся на разных этапах онбординга: после введения в компанию, обучения и освоения новой роли. Регулярность встреч зависит от потребностей нового сотрудника и ситуации в компании, но обычно они проводятся не реже одного раза в месяц.
Мы подготовили для Вас примерный план онбординга нового сотрудника
День 1:
приветственная встреча с HR-менеджером и руководителем;тур по офису и представление коллегам;обучение основным рабочим инструментам и системам;обзор корпоративной политики и стандартов поведения;обсуждение краткосрочных целей и задач на первую неделю.
Дни 2–3:
продолжение обучения и знакомство с проектами;выполнение первых самостоятельных заданий под руководством наставника;обед с командой для знакомства и общения.
Дни 4–6:
продолжение обучения и развитие навыков;участие в проектах и командных мероприятиях;адаптация в коллективе и тимбилдинг.
Дни 7–14:
выполнение текущих задач и самостоятельное принятие решений;обратная связь от коллег и руководителей;корректировка индивидуального плана развития.
После 14 дней:
долгосрочная стратегия адаптации и карьерного развития;регулярные встречи для обсуждения прогресса и получения обратной связи;обучение и развитие навыков через тренинги, курсы и онлайн-ресурсы.
Инструменты онбординга нового сотрудника включают:
- Welcome-тренинг — знакомство с компанией и коллегами, рассказ о ценностях и миссии организации.
- Welcome-бокс — набор подарков с фирменной символикой для ощущения причастности к компании.
- Книга новичка — электронный или печатный сборник информации о структуре компании, контактах и рабочих процессах.
- Чат-боты — инструменты для поиска ответов на часто задаваемые вопросы и облегчения работы HR-менеджеров.
- Аудио- и видеозаписи — материалы для обучения сотрудников работе с программами.
- Индивидуальные встречи — встречи один на один с руководителем, наставником или HR-менеджером для ответов на вопросы и обсуждения процесса адаптации.
- Обратная связь — предоставление корректной обратной связи от участников системы онбординга, основанной на конкретных ситуациях и примерах.
Чтобы оценить успех онбординга нового сотрудника, можно использовать следующие методы:
- Сбор обратной связи от самого сотрудника: попросите его заполнить анкету или опросник, где он сможет поделиться своими впечатлениями от процесса адаптации и взаимодействия с коллегами и руководством.
- Наблюдение за прогрессом сотрудника: следите за его прогрессом в освоении новых знаний и навыков, выполнением поставленных задач и взаимодействием с коллегами.
- Анализ результатов работы сотрудника: оцените качество его работы, соответствие стандартам и ожиданиям компании.
- Опросы коллег и руководителей: попросите коллег и руководителей нового сотрудника оценить его работу, взаимодействие с командой и способность адаптироваться к корпоративной культуре.
- Сравнение показателей работы сотрудника с показателями других сотрудников: сравните результаты работы нового сотрудника с результатами работы других сотрудников на аналогичных должностях.
- Оценка уровня удовлетворенности сотрудника: спросите его о том, насколько он удовлетворен условиями работы, отношениями с коллегами и руководством, возможностями для профессионального и карьерного роста.
- Анализ текучести кадров: отслеживайте количество сотрудников, которые покинули компанию в течение определённого периода времени после онбординга.
- Низкий уровень текучести может свидетельствовать об успешном процессе адаптации.
Заключение
Онбординг — неотъемлемая часть процесса найма и адаптации новых сотрудников. Он помогает новым работникам быстро и успешно интегрироваться в рабочую среду, снижает уровень стресса и тревожности, а также повышает удовлетворённость работой.
Эффективный онбординг включает в себя подготовительные мероприятия, такие как подготовка рабочего места, знакомство с коллегами и руководством, обучение и тренинги, а также поддержку и наставничество.
